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Sistemas Logísticos

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5 ERROS NA CONTRATAÇÃO DE SOFTWARES

DE GESTÃO PARA TRANSPORTADORAS

Contratar um sistema de gerenciamento para o transporte de cargas é uma tarefa que deve ser bem planejada, executada e gerenciada, pois envolve recursos significativos da empresa, tanto financeiros quanto humanos.

A tecnologia deve agregar valor ao negócio, e o planejamento na hora de selecioná-la ajuda com que os riscos envolvidos no processo sejam gerenciados com maior previsibilidade. A escolha do sistema ainda precisa estar alinhada com os planos maiores da organização e, assim como qualquer projeto, deve ter prazos definidos para o início, meio e fim da implementação.

A seguir separamos algumas práticas que devem ser evitadas se a sua transportadora decidir pelo investimento em soluções que possam apoiar na gestão. Confira abaixo.

1. Optar por sistemas genéricos

Sistemas especialistas como o TMS (Transportation Management System) e o WMS (Warehouse Management System) são soluções cujos módulos possuem embasamentos em determinado assunto. Neste caso, o setor de transportes.

Apesar de cada um deles ter uma função específica dentro da cadeia logística – o TMS é direcionado para a gestão do transporte e o WMS para a gerenciamento de armazéns –, ambos possuem arquiteturas que permitem uma aderência muito maior às necessidades de uma transportadora de um armazém, do que um ERP (Enterprise Resource Planning).

Além de permitir uma resolução mais rápida no caso de customizações, manutenções e atualizações quando comparado aos sistemas convencionais, os sistemas especialistas ainda podem reduzir o grau de dependência das organizações em situações críticas.

Eles auxiliam na divisão de responsabilidades e permitem, consequentemente, que a tomada de decisão possa ser realizada por outros envolvidos na operação de transportes, contribuindo, assim, para a produtividade e o melhor desempenho das equipes.

 

2. Não avaliar se as necessidades da sua transportadora serão 100% atendidas pela solução

Outra falha está no processo de avaliação do software às demandas particulares da sua empresa de transportes. Por mais que as empresas “a” e “b” atuem em um mesmo setor, ainda assim você encontrará diferenciais relacionados à gestão e metodologias de trabalho em cada uma delas.

Ao contratar um TMS, os princípios básicos de avaliação se resumem aos diferenciais que as soluções do mercado apresentam para o controle de custos, indicação de rotas e controle de fretes.

É natural que existam ajustes na construção e entrega de uma solução de TI para um negócio. No entanto, o risco é maior quando a solução entregue é considerada inadequada para a empresa, o que pode levar à necessidade de um número muito grande de alterações.

O extremo da inadequação acontece, ainda, quando a solução precisa ser totalmente refeita para que seja útil ao cliente e aos usuários finais, o que pode acarretar em prejuízos com gastos de recursos e descumprimento de prazos, e implicar seriamente no desempenho de toda a empresa.

3. Não estar aberto às mudanças

O sucesso ou o fracasso na contratação de uma solução especialista também depende da percepção e abertura da companhia para um processo de mudança. A informatização, por si só, não soluciona 100% dos problemas e não possui eficácia em uma estrutura desorganizada.

Todo ganho relacionado à flexibilidade e escalabilidade que pode ser conquistado com a adoção de um software especialista só será atingido se a empresa entender o investimento como parte da evolução dos processos e renunciar alguns velhos hábitos, quando necessário.

 

4. Não entender o momento atual do seu negócio

A contratação de soluções de gestão para o negócio de transportes também não deve seguir modismos. É importante colocar em primeiro lugar a avaliação da real necessidade do investimento e do sistema mais aderente, considerando o momento atual do seu negócio. Esse processo pode ser auxiliado por consultorias especializadas no assunto.

Outro passo é criar metas que sejam possíveis de serem cumpridas no curto, médio e longo prazo em termos de economicidade e do melhor aproveitamento financeiro e dos recursos humanos disponíveis, para que não haja nenhum tipo de frustração.

 

5. Não pensar a longo prazo

Com certeza você não deseja que a falta de escalabilidade do seu sistema de gestão prejudique o crescimento da sua transportadora. Além da perda de grandes oportunidades de negócios, isso pode acarretar em sérias desvantagens competitivas perante os demais players do mercado.

Para que isso não aconteça é importante considerar a escalabilidade e a tecnologia adotada como itens de necessidade básica, e não apenas como recursos adicionais.

Alguns indicativos são bem importantes para revelar se o seu negócio precisa de uma nova solução de gestão, entre eles: a baixa produtividade dos setores, a alta incidência de erros em processos de trabalho e o aumento das demandas.

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